1. Úvod
Tyto Zásady zpracování osobních údajů upravují, jakým způsobem TrailFolks.cz shromažďuje, používá, uchovává a chrání osobní údaje klientů, účastníků kurzů a kempů, jejich rodičů či zákonných zástupců a také návštěvníků webu.
Cílem je transparentně vysvětlit, jaké údaje zpracováváme, proč je potřebujeme a jaká máte jako subjekt údajů práva.
Správcem osobních údajů je:
Gabriela Kovářů, IČO 07131151
Sídlo: Blatouchová 5a, Brno-Černovice, 618 00
(dále jen „Správce“)
Správce zpracovává osobní údaje v souladu s GDPR (Nařízení EU 2016/679) a českou legislativou týkající se ochrany osobních údajů.
2. Jaké osobní údaje zpracováváme
Zpracovávané údaje se liší podle toho, zda jde o účastníka kurzu, jeho zákonného zástupce nebo návštěvníka webu. Typicky se jedná o údaje poskytnuté v přihlášce do kurzu nebo při komunikaci s námi:
- identifikační údaje (jméno, příjmení, věk / datum narození u dětí)
- kontaktní údaje (e-mail, telefon, adresa)
- údaje potřebné k účasti na kurzu (úroveň dovedností, velikost kola, zdravotní omezení nebo alergie, pokud jsou dobrovolně sděleny)
- údaje o platbě a účasti na kurzech
- fotografie a videozáznamy z akcí
- technické údaje návštěvníků webu (IP adresa, cookies, údaje o zařízení)
Zdravotní údaje nikdy nevyžadujeme, pokud nejsou poskytnuty dobrovolně v zájmu bezpečnosti dítěte.
3. Účely zpracování osobních údajů
Osobní údaje zpracováváme pouze v rozsahu nezbytném pro poskytování našich služeb. Konkrétně pro tyto účely:
a) Uzavření a plnění smlouvy
Zpracování údajů je nutné pro přihlášení na kurz, komunikaci o organizaci lekcí, rozdělení do skupin, evidenci docházky, vyřízení plateb a další administrativu spojenou s provozem kurzů a kempů.
b) Zajištění bezpečnosti účastníků
U dětských kurzů někdy potřebujeme vědět o zdravotních omezeních, alergiích nebo jiných rizicích.
Údaje jsou používány výhradně pro bezpečné vedení výuky.
c) Plnění zákonných povinností
Např. evidence plateb, účetní doklady, daňové povinnosti.
d) Marketing a prezentace projektů
Fotografie a videa z kurzů používáme (pouze pokud nebyl souhlas odmítnut) pro prezentaci na webu nebo sociálních sítích.
E-mailové adresy mohou být použity pro zaslání informací o dalších kurzech, pouze pokud s tím účastník souhlasil.
e) Technické zabezpečení webu
Pro provoz webu využíváme cookies, analytické nástroje a údaje o návštěvnosti. Tyto údaje slouží k zajištění funkčnosti a zlepšování webu.
4. Doba uchovávání osobních údajů
Osobní údaje uchováváme pouze po dobu nezbytně nutnou:
- údaje potřebné k plnění smlouvy uchováváme po dobu trvání kurzu a ještě 3 roky po jeho ukončení, pro případ řešení nároků
- účetní doklady uchováváme 10 let, jak vyžaduje zákon
- zdravotní informace u dětí uchováváme pouze po dobu trvání kurzu, poté jsou smazány
- fotografie a videa uchováváme maximálně 5 let, nebo do odvolání souhlasu
- kontaktní údaje používané pro marketing uchováváme do doby, než je souhlas odvolán
- cookies uchováváme dle jejich typu (typicky 1–13 měsíců)
Po uplynutí doby uchování jsou údaje bezpečně smazány nebo anonymizovány.
5. Příjemci a zpracovatelé osobních údajů
Osobní údaje nikdy neprodáváme ani nepředáváme třetím stranám pro jejich vlastní marketing.
Údaje jsou sdíleny pouze s těmito subjekty, a to v nezbytném rozsahu:
• Poskytovatelé IT služeb
hosting, e-mailing, formuláře, cloudové úložiště
• Účetní a daňové služby
v rámci povinné evidence
• Externí instruktoři a spolupracovníci
pouze jméno dítěte, rozdělení do skupiny a případně zdravotní upozornění nutné pro bezpečnost
• Orgány veřejné moci
pokud to vyžaduje zákon (např. finanční úřad)
Každému zpracovateli poskytujeme pouze údaje nezbytné pro daný účel a spolupracujeme výhradně s těmi, kdo splňují požadavky GDPR.
Údaje nejsou předávány mimo EU.
6. Práva subjektu údajů
Každý subjekt údajů má právo:
- požádat o přístup k osobním údajům
- požádat o opravu nebo doplnění
- požádat o výmaz („právo být zapomenut“)
- požádat o omezení zpracování
- vznést námitku proti zpracování
- kdykoli odvolat souhlas (např. s použitím fotografií)
- požádat o přenositelnost údajů
- podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů
Svá práva můžete uplatnit na e-mailu uvedeném v úvodu těchto Zásad.
7. Fotografie a video
Během kurzů nebo kempů mohou být pořizovány fotografie či videa.
Používáme je pouze pro dokumentaci, marketing a prezentaci projektů TrailFolks.cz, pokud zákonný zástupce dítěte nebo účastník sám aktivně neodmítne.
Souhlas není podmínkou účasti na kurzu a lze jej kdykoli odvolat.
8. Bezpečnost údajů
Správce používá vhodná technická i organizační opatření k ochraně osobních údajů před neoprávněným přístupem, ztrátou, zneužitím nebo poškozením. Přístup k údajům je omezen pouze na osoby, které je skutečně potřebují.
9. Cookies
Web TrailFolks.cz používá technické a analytické cookies pro správné fungování webu a zlepšování jeho výkonu.
Podrobnější informace jsou uvedeny v samostatné Politice cookies.
10. Změny Zásad
Správce si vyhrazuje právo na změnu těchto Zásad.
Aktuální verze je vždy dostupná na webu TrailFolks.cz a je účinná dnem zveřejnění.
11. Kontakt
Máte-li dotazy týkající se zpracování osobních údajů nebo chcete uplatnit svá práva, můžete se obrátit na:
Jakub Kovářů
TrailFolks.cz
Blatouchová 5a, Brno-Černovice, 618 00
Tel.: 778 711 758
E-mail: jakub.kovaru@trailfolks.cz